Connaître les obligations sociales propres aux PME et TPE

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1. Les règles en matière de rémunération 1. Les règles en matière de rémunération

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1.4- Les frais professionnels

1.4- Les frais professionnels

Que sont les frais professionnels ?

Les frais professionnels correspondent à des frais que le salarié a engagés, non pour convenance personnelle, mais pour accomplir sa mission dans l’entreprise.

Quels sont les différents types de frais professionnels ?

1) Les frais professionnels autres que les frais de transport domicile/lieu de travail

Les frais professionnels les plus couramment exposés par le salarié sont :

  • les frais de repas et de restauration lors de petits déplacements ;
  • les frais kilométriques lorsqu’il utilise son véhicule personnel pour ses déplacements professionnels ;
  • les frais de repas et d’hébergement lors de grands déplacements professionnels ;
  • les frais de mobilité professionnelle (dépenses d’hébergement provisoire dans l’attente d’un logement définitif, frais de déménagement, etc.) ;
  • les frais engagés dans le cadre du télétravail ;
  • les frais pour l’utilisation professionnelle des outils issus des nouvelles technologies de l’informatique et de la communication (NTIC) ;
  • les frais d’habillage.

2) Les frais de transport domicile/lieu de travail

L'employeur doit rembourser une fraction des titres d'abonnement de transport en commun souscrits par les salariés pour leurs déplacements domicile/lieu de travail. Cette obligation est indépendante du versement de transport. L'employeur a la faculté de prendre en charge tout ou partie des frais de carburant liés à l'utilisation par les salariés de leur véhicule personnel entre leur domicile et leur lieu de travail.

Les frais professionnels doivent-ils être remboursés par l'employeur ?

Les frais qu’un salarié justifie avoir exposés pour les besoins de son activité professionnelle et dans l’intérêt de l’employeur doivent lui être remboursés sans qu’ils puissent être imputés sur la rémunération qui lui est due.

 

Le contrat de travail peut prévoir que le salarié conserve la charge de ses frais professionnels moyennant le versement d’une somme fixée à l’avance de manière forfaitaire et à la condition que la rémunération du travail proprement dite reste au moins égale au SMIC ou, s'il est plus favorable, au salaire minimum conventionnel..

Quelles sont les modalités de remboursement des frais?

La prise en charge des frais professionnels par l’employeur peut être effectuée de deux manières :

  • soit sous la forme d’un remboursement des sommes réellement dépensées : le remboursement se fait alors sur présentation des justificatifs (notamment des factures) ;
  • soit sous la forme de remboursement des frais calculés forfaitairement : dans ce cas, le remboursement des frais est dû sans justificatif.

     

Le plus souvent, les conventions collectives prévoient le remboursement pour frais professionnels sous forme d’indemnités forfaitaires. Dans ce cas de figure, l’employeur n’a pas le choix du mode d’indemnisation.

Constituent-ils un élément de la rémunération du salarié ?

Les remboursements pour frais professionnels ne constituent pas un élément du salaire, dès lors qu’il s’agit de frais couvrant :

- une dépense inhérente à l’emploi : la dépense découle directement des conditions d'exécution du travail. Il n'est pas nécessaire que ces charges imposent l'engagement de frais exceptionnels et anormaux ; 

- et effectivement exposée par le salarié : la dépense résulte des conditions d'exécution du travail, et impose au salarié une charge supérieure à celles liées à la vie courante.

 

 

Si ces conditions ne sont pas remplies, les sommes versées sont qualifiées d’éléments du salaire, et ce, même si elles n’ont pas supporté les cotisations de sécurité sociale.

Les remboursements pour frais professionnels sont-ils soumis à cotisations sociales ?

Les remboursements des dépenses découlant directement des conditions d'exécution du travail n’entrent pas dans l’assiette des cotisations de sécurité sociale, ni dans celle des autres prélèvements sociaux (cotisations d’assurance chômage et d’AGS, versement de transport, cotisations FNAL, cotisations de retraite complémentaire AGIRC, ARRCO, etc).

 

Les indemnités pour frais professionnels sont également exonérées de CSG et CRDS.

 

Les remboursements de frais professionnels sont donc déductibles de l’assiette des cotisations sociales.

 

 

Attention : si les frais n’ont pas un caractère professionnel, les allocations versées constituent des compléments de rémunération et doivent être réintégrées pour la totalité de leur montant dans l’assiette des cotisations.

 

Comment déduire les dépenses réellement engagées par le salarié ?

Lorsque l’employeur a choisi de rembourser les dépenses réellement engagées par le salarié, ces frais sont exclus de l’assiette des cotisations s’il est en mesure de prouver que le salarié a été ou est contraint d’engager ces frais supplémentaires dans l’exercice de ses fonctions, et s’il peut produire des justificatifs.

Comment déduire les allocations forfaitaires ?

L’administration prévoit des limites forfaitaires d’exonération pour les indemnités :

  • de repas, lorsque le salarié est en déplacement professionnel et empêché de regagner sa résidence ;
  • de restauration sur le lieu de travail ;
  • de repas hors des locaux de l’entreprise ;
  • forfaitaires kilométriques (barèmes publiés annuellement par l’administration fiscale), lorsque le salarié est contraint d’utiliser à des fins professionnelles son véhicule personnel ;
  • forfaitaires de grand déplacement en métropole, dans les territoires français d’outre-mer et à l’étranger ;
  • destinées à compenser les dépenses d’hébergement provisoire et les frais supplémentaires de nourriture, dans l’attente d’un logement définitif, engagés dans le cadre de la mobilité professionnelle ;
  • destinées à compenser les dépenses inhérentes à l’installation dans le nouveau logement, engagées dans le cadre de la mobilité professionnelle.

     

 La déduction de ces allocations et les justificatifs à produire par l’employeur diffèrent selon que le montant de l’allocation versé au salarié est inférieur ou non à ces limites.

Ces règles de déductibilité s'appliquent-elles aux dirigeants de société ?

Le remboursement des frais professionnels des mandataires sociaux relevant du régime général des salariés obéit à des règles particulières.

 

A l’exception des frais liés à l’utilisation professionnelle du véhicule personnel, les allocations forfaitaires qui leur sont versées sont soumises à cotisations sociales ainsi qu’à la CSG et la CRDS.

 

Les remboursements des frais réels sont dans tous les cas exonérés dans les conditions de droit commun.

Y a-t-il des particularités pour certaines professions ?

Certaines professions limitativement énumérées permettent à l’employeur d’appliquer une déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels (exprimée par un taux d’abattement allant de 5 à 40 % selon les professions), dans la limite de 7 600 € par année civile. Les professions visées sont celles figurant à l’article 5 de l’annexe IV du code général des impôts dans sa rédaction en vigueur au 31 décembre 2000.

 

 

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